1. Wirtschaftsplan
Aufstellen eines
Wirtschaftsplanes je Wirtschaftsjahr einschließlich Ausweisung der Verteilung je Kosten-/Einnahmeart, in Form von Gesamt- und Einzel-Wirtschaftsplänen gemäß § 28 WEG.
2. Jahresabrechnung
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Veranlassen der
jährlichen Ablesung des Wärmeverbrauchs; Melden der Gesamtheizkosten an das beauftragte Serviceunternehmen; Einbuchen der von diesem Unternehmen errechneten Einzelkosten je
Sonder-/Teileigentum in die Einzeljahresabrechnung.
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Erstellen einer jährlichen
Abrechnung über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben sowie Forderungen und Verbindlichkeiten im Vertragszeitraum als Gesamt- und Einzelabrechnung je Sonder-/Teileigentum
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Bereitstellung von Unterlagen und
Belegen zur Einsichtnahme
3. Eigentümerversammlung und
Niederschrift
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Durchführung von
Eigentümerversammlungen und Beiratsgesprächen mit den dazu notwendigen Vorbereitungsarbeiten.
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Protokollierung
der Eigentümerversammlung durch ordnungsmäßige Niederschrift der Beschlüsse und Versammlungsprotokoll
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Führung einer
Beschlusssammlung.
4. Hausordnung
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Erstellung und
Durchsetzung der beschlossenen Hausordnung für die Eigentümergemeinschaft
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Anmahnung von
gemeldeten Verstößen gegen die Hausordnung bei dem für die Störung verantwortlichen Eigentümer
5. Abschluss und Überwachung von
Verträgen
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Abschluss von
Verträgen mit Vertragspartnern der Eigentümergemeinschaft u. Mietern
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Betreuen und
Überwachen der Vertragspartner der Eigentümergemeinschaft u. Mieter
6. Geldverwaltung
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Führen von
Hausgeld- und Instandhaltungskonten für Eigentümergemeinschaften und bei Bedarf von Mietverwaltungskonten für vermietende Eigentümer als Treuhandkonto
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Verwalten der
gemeinschaftlichen Gelder und der Miete
7. Rechnungskontrolle
Rechnerische Prüfung von Lieferanten-, Dienstleistungs-, Wartungs- und Reparaturrechnungen sowie Eigentümer-
und Mieterzahlungen.
8. Kontoführung
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Einrichten/Führen
eines übersichtlichen, kaufmännisch ordnungsgemäß geführten Hausgeldkontos sowie eines separaten Instandhaltungskontos im Vertragszeitraum für die Eigentümergemeinschaft und bei Bedarf eines
Mietverwaltungskontos für vermietende Eigentümer.
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Führen und
Abrechnen des Hausgeldkontos und Mietverwaltungskontos mit den Vorauszahlungen der Eigentümergemeinschaft und der Mieter für Betriebskosten und
Heizkosten sowie der Instandhaltungsrücklage
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Buchen der
Bankbewegungen für die Heiz-, Betriebs- und sonstigen Kosten gemäß vorliegenden Rechnungen öffentlicher Versorgungsträger und der Verwaltungsgebühr gemäß Verwaltervertrag sowie der
Instandhaltungsrücklage gemäß Beschluss der Eigentümergemeinschaft
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Überwachen der
pünktlichen Hausgeldzahlungen aller Eigentümer und Mietzahlungen von Mietern bei Sondereigentumsverwaltung
9. Technische Kontrollen am Gemeinschaftseigentum
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Beauftragung von
Wartungs- und Serviceunternehmen mit der technischen Überprüfung des Gemeinschaftseigentums im Interesse der Werterhaltung und ordnungsgemäßer Verwaltung
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Soweit
notwendig, Hinzuziehen von Sonderfachleuten auf Kosten der Gemeinschaft, sofern ein Beschluss dafür vorliegt
10. Auftragsvergabe
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Empfehlungen bei der
Auswahl von technischen Lösungen, Mitwirken bei der Einholung von Angeboten und bei Preisverhandlungen sowie Vergabe von Aufträgen für das Gemeinschaftseigentum, nach Zustimmung der
Eigentümergemeinschaft oder Beauftragung durch den Eigentümerbeirat
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Klärung der
Zuständigkeiten bei Schäden am Sonder-/Gemeinschaftseigentum sowie Bearbeitung von Versicherungsschäden
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Empfehlungen an die
Wohnungseigentümer zur Schadensminderung und -beseitigung
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Erstellen
von Umlaufbeschlüssen und schriftlichen Aufträgen im Namen und für Rechnung der Eigentümergemeinschaft als Geschäft der laufenden Verwaltung zu Lasten der Instandhaltungsrücklage oder des
Hausgeldkontos nach Beschluss der Eigentümergemeinschaft
11. Überwachung
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Terminüberwachung
bei Angeboten, Aufträgen, Ausführungen, Schlussrechnungen und ggf. Abmahnung von Leistungsrückständen, Wohnungsabnahmen und Wohnungsübergaben bei Eigentümer- oder Mieterwechsel
12. Sofortmaßnahmen
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Veranlassen nach
§ 27 Abs.1 Ziffer 3 WEG von Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen wie Rohrbruch oder Havarien
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Schadensmeldung
an die Versicherung bei versicherten Schäden am Gemeinschaftseigentum
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Mitwirken bei
der Schadensbeseitigung einschließlich Auftragserteilung an entsprechende Handwerksfirmen und Kontrolle der durchgeführten Schadensbeseitigung bzw. –reparatur sowie bei der Bearbeitung von
Versicherungsschäden am Gemeinschaftseigentum mit der Versicherungsgesellschaft.
13. Sicherheitseinrichtungen
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Veranlassen der
Prüfung und Wartung von Sicherheitseinrichtungen durch Handwerker, Sachverständige und Technischen Überwachungsverein (TÜV) z.B.:
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der
Heizung (Sicherheitsventile, Druck- und Heizölbehälter),
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der
Flur- und Außenbeleuchtung,
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den
Brandschutzeinrichtungen einschl. Feuerwehrzufahrten und Fluchtwegen, Funktions- und Druckprüfungen der Feuerlöscher, etc.,
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Terminvereinbarungen
und Abrechnung mit den Beteiligten
14. Allgemeine Verwaltung
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Telefon- und
Schriftverkehr mit den Wohnungseigentümern, Behörden, Handwerkern, Mietern und Dritten, für gemeinschaftliche und Miet-Belange, soweit sie von dem Verwalter im Rahmen der aufgeführten
Grundleistungen veranlasst wurden