1. Wirtschaftsplan

 

Aufstellen eines Wirtschaftsplanes je Wirtschaftsjahr einschließlich Ausweisung der Verteilung je Kosten-/Einnahmeart, in Form von Gesamt- und Einzel-Wirtschaftsplänen gemäß § 28 WEG.

 

 2. Jahresabrechnung

• Veranlassen der jährlichen Ablesung des Wärmeverbrauchs; Melden der Gesamtheizkosten an das beauftragte Serviceunternehmen; Einbuchen der von diesem Unternehmen errechneten Einzelkosten je Sonder-/Teileigentum in die Einzeljahresabrechnung.
• Erstellen einer jährlichen Abrechnung über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben sowie Forderungen und Verbindlichkeiten im Vertragszeitraum als Gesamt- und Einzelabrechnung je Sonder-/Teileigentum
• Bereitstellung von Unterlagen und Belegen zur Einsichtnahme

 3. Eigentümerversammlung und Niederschrift

• Durchführung von Eigentümerversammlungen und Beiratsgesprächen mit den dazu notwendigen Vorbereitungsarbeiten.
• Protokollierung der Eigentümerversammlung durch ordnungsmäßige Niederschrift der Beschlüsse und Versammlungsprotokoll
• Führung einer Beschlusssammlung.

 4. Hausordnung

• Erstellung und Durchsetzung der beschlossenen Hausordnung für die Eigentümergemeinschaft
• Anmahnung von gemeldeten Verstößen gegen die Hausordnung bei dem für die Störung verantwortlichen Eigentümer

 5. Abschluss und Überwachung von Verträgen

• Abschluss von Verträgen mit Vertragspartnern der Eigentümergemeinschaft u. Mietern
• Betreuen und Überwachen der Vertragspartner der Eigentümergemeinschaft u. Mieter

 6. Geldverwaltung

• Führen von Hausgeld- und Instandhaltungskonten für Eigentümergemeinschaften  und bei Bedarf von Mietverwaltungskonten für  vermietende Eigentümer als Treuhandkonto
• Verwalten der gemeinschaftlichen Gelder und der Miete

 7. Rechnungskontrolle

      Rechnerische Prüfung von Lieferanten-, Dienstleistungs-, Wartungs- und Reparaturrechnungen sowie Eigentümer-

      und Mieterzahlungen.

 

 8. Kontoführung

• Einrichten/Führen eines übersichtlichen, kaufmännisch ordnungsgemäß geführten Hausgeldkontos sowie eines separaten Instandhaltungskontos im Vertragszeitraum für die Eigentümergemeinschaft und bei Bedarf eines Mietverwaltungskontos für  vermietende Eigentümer.
• Führen und Abrechnen des Hausgeldkontos und Mietverwaltungskontos mit den Vorauszahlungen der Eigentümergemeinschaft und der Mieter für Betriebskosten und  Heizkosten sowie der Instandhaltungsrücklage
• Buchen der Bankbewegungen für die Heiz-, Betriebs- und sonstigen Kosten gemäß vorliegenden Rechnungen öffentlicher Versorgungsträger und der Verwaltungsgebühr gemäß Verwaltervertrag sowie der Instandhaltungsrücklage gemäß Beschluss der Eigentümergemeinschaft
• Überwachen der pünktlichen Hausgeldzahlungen aller Eigentümer und  Mietzahlungen von Mietern bei Sondereigentumsverwaltung

 9. Technische Kontrollen am Gemeinschaftseigentum

• Beauftragung von Wartungs- und Serviceunternehmen mit der technischen Überprüfung des Gemeinschaftseigentums im Interesse der Werterhaltung und ordnungsgemäßer Verwaltung
• Soweit notwendig, Hinzuziehen von Sonderfachleuten auf Kosten der Gemeinschaft, sofern ein Beschluss dafür vorliegt

10. Auftragsvergabe

• Empfehlungen bei der Auswahl von technischen Lösungen, Mitwirken bei der Einholung von Angeboten und bei Preisverhandlungen sowie Vergabe von Aufträgen für das Gemeinschaftseigentum, nach Zustimmung der Eigentümergemeinschaft oder Beauftragung durch den Eigentümerbeirat
• Klärung der Zuständigkeiten bei Schäden am Sonder-/Gemeinschaftseigentum sowie Bearbeitung von Versicherungsschäden
• Empfehlungen an die Wohnungseigentümer zur Schadensminderung und -beseitigung
• Erstellen von Umlaufbeschlüssen und schriftlichen Aufträgen im Namen und für Rechnung der Eigentümergemeinschaft als Geschäft der laufenden Verwaltung zu Lasten der Instandhaltungsrücklage oder des Hausgeldkontos nach Beschluss der Eigentümergemeinschaft

 11. Überwachung

• Terminüberwachung bei Angeboten, Aufträgen, Ausführungen, Schlussrechnungen und ggf. Abmahnung von Leistungsrückständen, Wohnungsabnahmen und Wohnungsübergaben bei Eigentümer- oder Mieterwechsel

 12. Sofortmaßnahmen

• Veranlassen nach § 27 Abs.1 Ziffer 3 WEG von Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen wie Rohrbruch oder Havarien
• Schadensmeldung an die Versicherung bei versicherten Schäden am Gemeinschaftseigentum
• Mitwirken bei der Schadensbeseitigung einschließlich Auftragserteilung an entsprechende Handwerksfirmen und Kontrolle der durchgeführten Schadensbeseitigung bzw. –reparatur sowie bei der Bearbeitung von Versicherungsschäden am Gemeinschaftseigentum mit der Versicherungsgesellschaft.

 13. Sicherheitseinrichtungen

• Veranlassen der Prüfung und Wartung von Sicherheitseinrichtungen durch Handwerker, Sachverständige und Technischen Überwachungsverein (TÜV) z.B.:
• • der Heizung (Sicherheitsventile, Druck- und Heizölbehälter),
  • der Flur- und Außenbeleuchtung,
  • den Brandschutzeinrichtungen einschl. Feuerwehrzufahrten und Fluchtwegen, Funktions- und Druckprüfungen der Feuerlöscher, etc.,
  • Terminvereinbarungen und Abrechnung mit den Beteiligten

 14. Allgemeine Verwaltung

• Telefon- und Schriftverkehr mit den Wohnungseigentümern, Behörden, Handwerkern, Mietern und Dritten, für gemeinschaftliche und Miet-Belange, soweit sie von dem Verwalter im Rahmen der aufgeführten Grundleistungen veranlasst wurden